Klauzula informacyjna

Poniżej zawarta jest klauzula informacyjna dla dostawców i potencjalnych dostawców i odbiorców towarów i usług HREIT S.A. w restrukturyzacji (kontrahentów / klientów Administratora będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej)

INFORMACJA

o przetwarzaniu Pana/Pani/Państwa¹ danych osobowych

Realizując obowiązki informacyjne, określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04), dalej „RODO” informuję, iż:

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest HREIT S.A. w restrukturyzacji z siedzibą w Warszawie, ul. Księdza Ignacego Jana Skorupki 5, 00-546 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000741906, REGON: 380873593, NIP: 5252757857. Może Pani/Pan skontaktować się z Administratorem pisząc na adres korespondencyjny: ul. Księdza Ignacego Jana Skorupki 5, 00-546 Warszawa, bądź na adres poczty elektronicznej: rodo@hreit.pl

2. Administrator będzie przetwarzał Pana/Pani/Państwa¹ dane osobowe w jednym lub kilku poniższych celach:

Przetwarzanie danych w związku z procesem nabycia lokalu:

w celu podjęcie działań, których celem jest zawarcie umowy dotyczącej produktów lub usług świadczonych przez Administratora – podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit b) RODO,
w celu realizacji umowy dotyczącej produktów lub usług nabywanych od Administratora – podstawa prawna – art. 6 ust. 1 li. b) RODO,
w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i realizacją Umowy, wynikających z obowiązujących przepisów prawa (obowiązków podatkowych, księgowych, rachunkowych, archiwizacyjnych, rozliczanie finansowe - faktury wchodzące i wychodzące) - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celach marketingowych, w szczególności własnych produktów lub usług, oraz badania satysfakcji klientów i określenia jakości obsługi i produktu, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wynikających z zawartej Umowy, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
dla wewnętrznych celów administracyjnych Administratora, w tym statystyki i raportowania wewnętrznego Administratora oraz w ramach Grupy HREIT – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu umożliwienia Administratorowi wykonania umowy o udostępnienie danych osobowych zawartej z odbiorcami danych, w celu umożliwienia odbiorcy danych podejmowania działań marketingowych, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej czy kontaktu telefonicznego, w tym w celu umożliwienia Pani/Panu korzystania z rabatów/preferencyjnych warunków zakupu towarów i usług w Salonach i Outletach odbiorców danych, przy czym działania te odbywają się jedynie na podstawie uzyskanych zgód, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
w celu ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności przez Administratora poprzez zapewnienie integralności kopii zarchiwizowanych/zapasowych/awaryjnych - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f) RODO.

Przetwarzanie danych w procesie związanych z zakupem nieruchomości:

w celu nawiązania kontaktu oraz oceny możliwości potencjalnego nabycia nieruchomości – podstawa prawna zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO,
podjęcia działań związanych z zawarciem umowy (czynności przed zawarciem umowy) oraz w celu realizacji tej umowy – art. 6 ust. 1 li. b) RODO,
w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i realizacją Umowy, wynikających z obowiązujących przepisów prawa (obowiązków podatkowych, księgowych, rachunkowych, archiwizacyjnych, rozliczanie finansowe - faktury wchodzące i wychodzące) - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wynikających z zawartej Umowy, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
dla wewnętrznych celów administracyjnych Administratora, w tym statystyki i raportowania wewnętrznego Administratora oraz w ramach Grupy HREIT – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Przetwarzanie danych związanych z realizacją procesem ofertowania:

nawiązania relacji handlowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów Administratora polegających na rozważeniu możliwości zakupu towaru i usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
rozpatrzenie oferty, która zostanie lub została złożona Administratorowi – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wynikających z zawartej Umowy, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
dla wewnętrznych celów administracyjnych Administratora, w tym statystyki i raportowania wewnętrznego Administratora oraz w ramach Grupy HREIT – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

Przetwarzanie danych związanych z procesem rekrutacji:

w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego na stanowisko, na które Pani/Pan aplikuje – podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit c) RODO w związku z art. 22(1) Kodeksu pracy – w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lub w przypadku danych niewymaganych przepisami prawa – zgoda – art. 6 ust. 1 lut. a) RODO, a w przypadku ubiegania się o współpracę na podstawie umów cywilnoprawnych – podstawa prawna art. 6 ust. 1 li. b) RODO, a w zakresie danych podawanych dobrowolnie – art. 6 ust. 1 lit a) RODO,
w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit a) RODO,
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wynikających z zawartej Umowy, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,

Przetwarzanie danych związanych z nabywaniem przez administratora towarów i usług lub świadczeniem przez administratora usług:

nawiązania relacji handlowych – przetwarzanie jest niezbędne do prawnie uzasadnionych celów Administratora polegających na rozważeniu możliwości zakupu towaru i usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu zawarcia i wykonania Umowy, której jest Pan/Pani lub są Państwo stroną oraz do podjęcia niezbędnych działań przed zawarciem Umowy i realizacji jej postanowień (negocjacji, skierowania zapytania ofertowego/odpowiedzi na zapytanie ofertowe, kontaktu związanego z ofertą), jak również w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
w celach marketingowych, w szczególności własnych produktów lub usług, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i realizacją Umowy, wynikających z obowiązujących przepisów prawa (obowiązków podatkowych, księgowych, rachunkowych, archiwizacyjnych, rozliczanie finansowe - faktury wchodzące i wychodzące) - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO,
w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wynikających z zawartej Umowy, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
dla wewnętrznych celów administracyjnych Administratora, w tym statystyki i raportowania wewnętrznego Administratora oraz w ramach Grupy HREIT – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO,
w celu ciągłego i niezakłóconego prowadzenia działalności przez Administratora poprzez zapewnienie integralności kopii zarchiwizowanych/zapasowych/awaryjnych - podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit f) RODO.
w celu umożliwienia Administratorowi wykonanie umów o udostępnienie danych osobowych w tym w celu umożliwienia odbiorcy danych podejmowania działań marketingowych, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej czy kontaktu telefonicznego, w tym w celu umożliwienia Pani/Panu korzystania z rabatów/preferencyjnych warunków zakupu towarów i usług w Salonach/Outletach lub za pośrednictwem stron internetowych tych podmiotów, przy czym działania te odbywają się jedynie na podstawie uzyskanych zgód – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

3. W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych powyżej, Pana/Pani/Państwa dane osobowe mogą być udostępnione innym odbiorcom danych osobowych. Pana/Pani/Państwa dane osobowe będą przekazywane następującym kategoriom odbiorców danych:

podmiotom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora, to jest pracownikom Administratora i/lub osobom zatrudnionym na innej podstawie niż stosunek pracy u Administratora (świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych oraz na podstawie prowadzonej działalności gospodarczej),
podmiotom upoważnionym do odbioru Pana/Pani/Państwa danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa, głównie organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. Urząd Skarbowy, Sądy, Prokuratura, Policja, organy egzekucyjne),
podmiotom z Grupy HRE Investment
podmiotom, które przetwarzają Pana/Pani/Państwa dane osobowe w imieniu Administratora (podmiotom, z których usług Administrator korzysta przy realizowaniu swoich zadań) na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające), tj. podmioty świadczące usługi IT, usługi archiwizacji dokumentów, usługi świadczenia pomocy prawnej, windykacyjne, marketingowe, tłumaczenia, podmioty świadczące usługi pocztowe, kurierskie, podatkowe, audytowe, bankowe, ubezpieczeniowe, podwykonawcze,
w zakresie związanym ze świadczeniem przez Administratora usług – na podstawie uzyskanych zgód – podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom które przetwarzają Pani/Pana dane osobowe, a w niektórych przypadkach również w oparciu o zawartą z Administratorem umowę o udostępnienie danych osobowych, tj. w szczególności: FIRMA HANDLOWA MAX-FLIZ SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą w Krakowie, adres: 30-418 Kraków, ul. Zakopiańska 58, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy, w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000440238, NIP: 6790025640, REGON: 350253750 (dalej: MAX -FLIZ Kurleto Sp.k.),przy czym te działania odbywają się jedynie na podstawie uzyskanych zgód, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

4. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w pkt 2 celów przetwarzania, tj.:

w zakresie realizacji Umowy, w ramach której i w związku z którą Pana/Pani/Państwa dane osobowe są przetwarzane, przez okres zawierania i realizacji Umowy (do czasu zakończenia wykonywania Umowy), a po tym czasie dla dochodzenia ewentualnych roszczeń – do upływu okresu przedawnienia określonego przepisami kodeksu cywilnego lub innych (co do zasady do 6 lat po zakończeniu Umowy). Wskazany termin może ulec przedłużeniu do czasu zakończenia dochodzenia ewentualnych roszczeń wynikłych z Umowy;
w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych i realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Administratora stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Pana/Panią/Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z zawarciem i realizacją Umowy (jeżeli przepisy krajowe albo unijne bądź prawa międzynarodowego obligują Administratora do retencji danych np. obowiązków określonych przepisami prawa podatkowego, przepisami księgowymi i przepisami z zakresu rachunkowości) – przez okresy wskazane w tych przepisach lub przez okres do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Administratora (co do zasady do 5 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła),
w zakresie procesu rekrutacyjnego – do momentu zakończeni toczącego się procesu rekrutacyjnego, a w zakresie w jakim dane są przetwarzane na podstawie zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych – nie dłużej niż 1 rok od dnia zakończenia procesu rekrutacyjnego przy którym zgoda była udzielana, lub do dnia cofnięcia zgody,
w zakresie związanym ze świadczeniem przez Administratora usług - dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania zawartej umowy, a po tym okresie do dnia upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Dane osobowe utrwalone w dokumentacji księgowej będą przechowywane przez okres wskazany w obowiązujących przepisach prawa, w tym przepisach podatkowych. Dane osobowe przetwarzane w oparciu o Pani/Pana zgodę będą przechowywane do czasu cofnięcia zgody.

5. Zgodnie z RODO przysługuje Panu/Pani/Państwu:

prawo do dostępu do swoich danych, na podstawie art. 15 RODO,

prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są Pana/Pani/Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, prawo uzyskania dostępu do tych danych ( w tym ich kopii), a w szczególności do następujących informacji: (i) o celach przetwarzania Pani/Pana/Państwa danych osobowych, (ii) o kategoriach przetwarzanych danych osobowych, (iii) informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym Administrator ujawnił Pani/Pana/Państwa dane osobowe lub którym ma zamiar ujawnić te dane, (iv) w miarę możliwości o planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, o kryteriach ustalania tego okresu, (v) o możliwości skorzystania z praw w zakresie ochrony danych osobowych i o sposobie realizacji tych praw, (vi) o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego, (vii) o profilowaniu, a także o konsekwencjach takiego przetwarzania dla Pani/Pana/Państwa;
prawo do sprostowania danych, na podstawie art. 16 RODO,

prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania Pana/Pani/Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych;
prawo do usunięcia danych, na podstawie art. 17 RODO,

prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących Pana/Pani/Państwa danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności: (i) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzanie, (ii) cofnięto zgodę, na której opiera się przetwarzanie i Administrator nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania, (iii) w razie wniesienia sprzeciwu na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania, o ile nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub w razie wniesienia sprzeciwu na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania, (iv) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem, (v) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

Nie jest możliwa realizacja prawa do usunięcia danych osobowych w przypadku, gdy Administrator jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa do dalszego przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym przez odpowiednie przepisy prawa lub w celach niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
prawo do ograniczenia przetwarzania danych, na podstawie art. 18 RODO

prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania w przypadku, gdy: (i) kwestionuje Pan/Pani/Państwo prawidłowość danych osobowych - na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych, (ii) przetwarzanie Pana/Pani/Państwa danych osobowych jest niezgodne z prawem, a sprzeciwia się Pan/Pani/Państwo ich usunięciu, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania (iii) Administrator nie potrzebuje już Pana/Pani/Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Panu/Pani/Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (iv) w razie wniesienia przez Pana/Panią/Państwa sprzeciwu na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw Pana/Pani/Państwa sprzeciwu;
prawo do przenoszenia danych, na podstawie art. 20 RODO;

prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Pana/Pani/Państwa danych osobowych, które dostarczył/a/li Pan/Pani/Państwo Administratorowi, oraz prawo żądania przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe. Prawo to przysługuje, jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody lub w związku z umową;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na podstawie art. 21 RODO

prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym profilowania. Administratorowi nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pana/Pani/Państwa interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych nie przysługuje w przypadku, gdy: (i) przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody – w takiej sytuacji można natomiast wycofać zgodę, (ii) przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/Pan/Państwo stroną, (iii) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez Administratora obowiązku prawnego;
prawo do cofnięcia zgody

prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

6. Podanie przez Pana/Panią/Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednak konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości zawarcia i realizacji Umowy oraz brak możliwości realizacji przez Administratora celu przetwarzania w odniesieniu do działań, w ramach których przetwarzane są dane osobowe od Pana/Pani/Państwa pozyskane.

7. Pana/Pani/Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), ani do organizacji międzynarodowych.

8. W przypadku uznania, że przetwarzanie przez Administratora Pana/Pani/Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Panu/Pani/Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Pana/Pani/Państwa dane osobowe mogą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu na potrzeby marketingu bezpośredniego. Profilowanie nie wywołuje skutków prawnych oraz nie wpływa znacząco w żaden inny sposób na osobę, której dane dotyczą.

¹ W przypadku kontrahentów będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej przetwarzanie może dotyczyć przekazanych przez Państwa danych osobowych Państwa reprezentantów, właścicieli, pełnomocników lub pracowników bądź też innych osób podanych do kontaktu. Z uwagi na fakt, iż dane osobowe osób zgłoszonych do kontaktu z nami nie są pozyskiwanie przez nas niekiedy bezpośrednio, zwracamy się z prośbą o przekazywanie niniejszej informacji wszystkim osobom, które zgłosiliście lub zgłosicie Państwo do kontaktu w relacjach z Administratorem.