Цей документ містить інформаційну клаузулу для постачальників, потенційних постачальників та одержувачів товарів і послуг HREIT S. A. (контрагентів / клієнтів Адміністратора, які є фізичними особами, юридичними особами або організаційними одиницями, які не є юридичними особами)

ІНФОРМАЦІЯ

про обробку Ваших¹ персональних даних

Здійснюючи інформаційні зобов'язання, викладені в регламенті Європейського парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 від 27 квітня 2016 р. про захист фізичних осіб у зв'язку з обробкою персональних даних і про вільне переміщення таких даних, а також про скасування Директиви 95/46/ЄC (Загальний регламент про захист даних) (Зак. В. ЄС. L.2016.119.1 від 2016.05.04), далі „RODO” інформуємо, що:

1. Адміністратором Ваших персональних даних є компанія HREIT S.А. з головним офісом у Варшаві, вул. Księdza Ignacy Jana Skorupki 5, 00-546 Варшава, внесена до реєстру підприємців Національного судового реєстру під номером KRS: 0000741906, стат. номер (REGON): 380873593, ІПН (NIP): 5252757857. Ви можете зв'язатися з Адміністратором, написавши на поштову адресу: вул. Księdza Ignacy Jana Skorupki 5, 00-546 Варшава, або на адресу електронної пошти: rodo@hreit.pl

2. Адміністратор буде обробляти Ваші персональні дані для однієї або декількох з наступних цілей:

Обробка даних у зв'язку з процесом купівлі квартири:

1. для вчинення дій, спрямованих на укладення договору щодо продуктів або послуг, що надаються Адміністратором - правова підстава – ст. 6 п. 1 пп. b) RODO,

2. для виконання договору щодо продуктів або послуг, придбаних у Адміністратора - правова підстава – ст. 6 п. 1 пп.

3. з метою виконання юридичних зобов'язань, покладених на адміністратора у зв'язку з укладенням і реалізацією договору, що випливають з чинного законодавства (податкові, бухгалтерські, розрахункові, архівні зобов'язання, фінансові розрахунки - вхідні та вихідні рахунки-фактури) - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. c) RODO,

4. для маркетингових цілей, зокрема, власних продуктів або послуг, а також для дослідження задоволеності клієнтів і визначення якості обслуговування і продукту, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

5. для можливого встановлення, пред'явлення претензій або захисту від претензій, що випливають з укладеного договору, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

6. для архівних (доказових) цілей для захисту інформації у разі виникнення юридичної необхідності доведення фактів, що становить законний інтерес Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

7. для внутрішніх адміністративних цілей Адміністратора, включаючи статистику і внутрішню звітність Адміністратора і в рамках Групи HREIT – правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

8. для того, щоб дозволити Адміністратору виконати договори про надання персональних даних, укладені з одержувачами даних, щоб дозволити одержувачу даних здійснювати маркетингові дії з використанням засобів електронного зв'язку або телефонного контакту, в тому числі для того, щоб ви могли користуватися знижками/пільговими умовами купівлі товарів і послуг в салонах і аутлет-центрах одержувачів даних, причому ці дії здійснюються тільки на підставі отриманих: ст. 6 п. 1 пп. a) RODO,

9. для безперервного та безперешкодного ведення діяльності Адміністратором шляхом забезпечення цілісності архівних/резервних/аварійних копій - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO.

Обробка даних в процесі купівлі нерухомості:

1. для встановлення контакту та оцінки можливості потенційного придбання нерухомості - правова підстава - згода – ст. 6 п. 1 пп. a) RODO,

2. вчинення дій, пов'язаних з укладенням договору (дії до укладення договору) і з метою реалізації цього договору - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. b) RODO,

3. з метою виконання юридичних зобов'язань, покладених на Адміністратора у зв'язку з укладенням і реалізацією договору, які випливають з чинного законодавства (податкові, бухгалтерські, розрахункові, архівні зобов'язання, фінансові розрахунки - вхідні та вихідні рахунки-фактури) - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. c) RODO,

4. для можливого встановлення, пред'явлення претензій або захисту від претензій, які випливають з укладеного договору, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

5. для архівних (доказових) цілей для захисту інформації у разі виникнення юридичної необхідності доведення фактів, що становить законний інтерес Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

6. для внутрішніх адміністративних цілей Адміністратора, включаючи статистику і внутрішню звітність Адміністратора і в рамках Групи HREIT - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO.

Обробка даних, пов'язаних з виставленням комерційної пропозиції:

1. налагодження торговельних відносин - обробка необхідна для законних цілей Адміністратора, що полягають у розгляді можливості покупки товарів і послуг, необхідних для ведення підприємницької діяльності - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

2. розгляд пропозиції, яка буде або була подана Адміністратору - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

3. для можливого встановлення, пред'явлення претензій або захисту від претензій, які випливають з укладеного договору, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

4. для архівних (доказових) цілей для захисту інформації у разі виникнення юридичної необхідності доведення фактів, що становить законний інтерес Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

5. для внутрішніх адміністративних цілей Адміністратора, включаючи статистику і внутрішню звітність Адміністратора і в рамках Групи HREIT - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO.

Обробка даних, пов'язаних з процесом рекрутації:

1. для проведення процесу рекрутації на посаду, на яку Ви претендуєте – правова підстава – ст. 6 п. 1 пп. c) RODO у зв'язку зі ст. 22 п.1 Трудового кодексу – у разі працевлаштування за трудовим договором, або для даних, не необхідних законом – згода – ст. 6 п. 1 пп. a) RODO, а в разі працевлаштування на підставі цивільно-правових договорів – правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. b) RODO, а також в обсязі даних, наданих добровільно – ст. 6 п. 1 пп a) RODO,

2. для проведення майбутніх процесів рекрутації - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. a) RODO,

3. для можливого встановлення, пред'явлення претензій або захисту від претензій, які випливають з укладеного договору, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO.

Обробка даних, пов'язаних з придбанням Адміністратором товарів і послуг або наданням Адміністратором послуг:

1. налагодження торговельних відносин - обробка необхідна для законних цілей адміністратора, що полягають у розгляді можливості купівлі товарів і послуг, необхідних для ведення підприємницької діяльності - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

2. для укладення та виконання договору, учасником якого Ви є, а також для вжиття необхідних заходів до укладення договору та виконання його положень (переговорів, направлення запиту щодо пропозиції / відповіді на запит щодо пропозиції, контакту, пов'язаного з пропозицією), а також для вжиття заходів за запитом суб'єкта даних -правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. b) RODO,

3. для маркетингових цілей, зокрема, власних продуктів або послуг, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

4. з метою виконання юридичних зобов'язань, покладених на Адміністратора у зв'язку з укладенням і реалізацією договору, що випливають з чинного законодавства (податкові, бухгалтерські, розрахункові, архівні зобов'язання, фінансові розрахунки - вхідні та вихідні рахунки-фактури) - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. c) RODO,

5. для можливого встановлення, пред'явлення претензій або захисту від претензій, які випливають з укладеного договору, що є законним інтересом Адміністратора - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

6. для архівних (доказових) цілей для захисту інформації у разі виникнення юридичної необхідності доведення фактів, що становить законний інтерес Адміністратора -правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

7. для внутрішніх адміністративних цілей Адміністратора, включаючи статистику і внутрішню звітність Адміністратора і в рамках Групи HREIT - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

8. для безперервного і безперешкодного ведення діяльності Адміністратором шляхом забезпечення цілісності архівних/резервних/аварійних копій - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. f) RODO,

9. для того, щоб дозволити Адміністратору виконати договір про надання персональних даних, укладений з одержувачами даних, щоб дозволити одержувачу даних здійснювати маркетингові дії з використанням засобів електронного зв'язку або телефонного контакту, в тому числі для того, щоб Ви могли користуватися знижками/пільговими умовами купівлі товарів і послуг в салонах і аутлет-центрах одержувачів даних, причому ці дії здійснюються тільки на підставі отриманих згод – правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. a) RODO.

3. У зв'язку з обробкою даних для цілей, зазначених вище, Ваші персональні дані можуть бути надані іншим одержувачам персональних даних. Ваші персональні дані будуть передані наступним категоріям одержувачів даних:

1. суб'єктам, уповноваженим обробляти персональні дані від імені Адміністратора, тобто працівникам Адміністратора та / або особам, які працюють на інших підставах, ніж трудові відносини з Адміністратором (виконують роботу за цивільно-правовими договорами і на підставі здійснюваної підприємницької діяльності),

2. суб'єктам, уповноваженим отримувати Ваші персональні дані на підставі відповідних правових положень, в основному державні органи і суб'єкти, які виконують публічні завдання або діють від імені державних органів, в тій мірі і для цілей, які випливають з положень загальноприйнятого законодавства (наприклад, податкова служба, суди, прокуратура, поліція, правоохоронні органи),

3. суб'єктам з Групи HRE Investment

4. суб'єктам, які обробляють Ваші персональні дані від імені Адміністратора (суб'єктам, послугами яких Адміністратор користується при виконанні своїх завдань) на підставі укладеного з Адміністратором договору доручення обробки персональних даних (так звані обробники), тобто суб'єктам, які надають ІТ-послуги, послуги архівування документів, послуги надання юридичної допомоги, стягнення боргів, маркетингу, перекладу, суб'єктам, які надають поштові, кур'єрські, податкові, аудиторські, банківські, страхові, субпідрядні послуги,

5. у частині, пов'язаній з наданням послуг Адміністратором - на підставі отриманих згод - правова підстава: ст. 6 п. 1 пп. a) RODO, Ваші персональні дані можуть бути передані суб'єктам, які обробляють Ваші персональні дані на підставі договору, укладеного з Адміністратором на надання персональних даних, тобто зокрема: Торгова компанія «MAX-FLIZ Kurleto Sp.k.» з головним офісом у Кракові, адреса: 30-418 Краків, вул. Закопянська 58, зареєстрована в Національному судовому реєстрі у віданні Окружного суду Кракова-Средместя в Кракові, XI Господарський відділ, під номером KRS 0000440238, ІПН (NIP): 6790025640, стат. номер (REGON): 350253750 (далі: «MAX-FLIZ Kurleto Sp.k.»), причому ці дії здійснюються тільки на підставі отриманих згод, на підставі ст. 6 п. 1 пп. a) RODO.

4. Ваші персональні дані будуть оброблятися протягом періоду, необхідного для виконання зазначених у п. 2 цілей обробки, тобто:

1. для виконання договору, в рамках якого і в зв'язку з яким обробляються Ваші персональні дані, на період укладення та виконання договору (до завершення дії договору), а після закінчення цього часу - для здійснення будь - яких вимог - до закінчення строку позовної давності, зазначеного в положеннях цивільного чи іншого кодексу (як правило, до 6 років після закінчення дії договору). Зазначений термін може бути продовжений до завершення будь-яких претензій, що випливають з договору;

2. щодо внутрішніх адміністративних цілей та реалізації законних інтересів Адміністратора, до тих пір, поки не будуть виконані законні інтереси Адміністратора, що лежать в основі цієї обробки, або до тих пір, поки Ви не подасте заперечення проти такої обробки;

3. щодо виконання юридичних обов'язків, покладених на Адміністратора у зв'язку з укладенням та виконанням договору (якщо національні, європейські або міжнародні закони зобов'язують Адміністратора зберігати дані, наприклад, обов'язки, визначені податковим, бухгалтерським законодавством і правилами бухгалтерського обліку) - протягом періодів, зазначених у цих правилах, або протягом періоду, поки Адміністратор не виконає ці обов'язки (як правило, до 5 років, що відлічуються з кінця календарного року, в якому договір був розірваний або закінчився),

4. щодо процесу рекрутації - до завершення поточного процесу рекрутації і в тій мірі, в якій дані обробляються на основі згоди на обробку даних для цілей майбутніх процесів рекрутації - не більше 1 року з дня закінчення процесу рекрутації, в який було надано згоду, або до дня відкликання згоди,

5. у частині, пов'язаній з наданням послуг Адміністратором - персональні дані будуть зберігатися протягом строку дії укладеного договору, а після закінчення цього строку - до закінчення строку позовної давності щодо претензій за укладеним договором. Персональні дані, закріплені в бухгалтерській документації, будуть зберігатися протягом періоду, зазначеного в чинному законодавстві, включаючи податкове законодавство. Персональні дані, що обробляються на підставі вашої згоди, будуть зберігатися до тих пір, поки згода не буде відкликана.

5. Відповідно до RODO Ви маєте:

1. право на доступ до ваших даних відповідно до ст. 15 RODO,

   право на отримання від Адміністратора підтвердження того, чи обробляються Ваші персональні дані, і, якщо це так, право доступу до цих даних (включаючи їх копію), і, зокрема, до наступної інформації: (i) про цілі обробки Ваших персональних даних, (ii) про категорії оброблюваних персональних даних, (iii) інформації про одержувачів або категоріях одержувачів, яким Адміністратор розкрив Ваші персональні дані або яким він має намір розкрити ці дані, (iv) по можливості про планований термін зберігання персональних даних, а при неможливості - про критерії визначення цього строку, (v) про можливість здійснення прав у сфері захисту персональних даних та про порядок здійснення цих прав, (vi) про право подати скаргу до наглядового органу, (vii) про профілювання, а також про наслідки такої обробки для Вас;

2. право на виправлення даних відповідно до ст. 16 RODO,

   право вимагати від Адміністратора негайного виправлення Ваших персональних даних, які є неправильними, і вимагати доповнення неповних персональних даних;

3. право на видалення даних відповідно до ст. 17 RODO,

   право вимагати від Адміністратора негайного видалення ваших персональних даних ("право бути забутим"), якщо має місце одна з наступних обставин: (i) персональні дані більше не потрібні для цілей, для яких вони були зібрані або іншим чином оброблені, (ii) відкликана згода, на якій заснована обробка, і у Адміністратора нема інших правових підстав для обробки, (iii) у разі заперечення відповідно до ст. 21 п. 1 RODO щодо обробки, за винятком випадків, коли існують законні підстави для обробки або в разі заперечення відповідно до ст. 21 п. 2 RODO щодо обробки, (iv) персональні дані були оброблені незаконно, (v) персональні дані повинні бути видалені для виконання юридичного зобов'язання.

   Неможливо скористатися правом на видалення персональних даних, якщо Адміністратор зобов'язаний відповідно до закону продовжувати обробку персональних даних в обсязі, зазначеному у відповідних положеннях закону, або в цілях, необхідних для встановлення, розгляду або захисту вiд претензій.

4. право на обмеження обробки даних відповідно до ст. 18 RODO

   право вимагати від Адміністратора обмежити обробку в разі, якщо: (i) Ви сумніваєтеся в правильності персональних даних - протягом періоду, що дозволяє Адміністратору перевірити правильність цих даних, (ii) обробка Ваших персональних даних є незаконною, і Ви заперечуєте проти їх видалення, запитуючи замість цього обмеження їх використання, (iii) Адміністратору більше не потрібні Ваші персональні дані для цілей обробки, але вони потрібні Вам для встановлення, розгляду або захисту від претензій, (iv) у разі Вашого заперечення відповідно до ст. 21 п. 1 RODO щодо обробки - до тих пір, поки не буде визначено, чи мають законні підстави з боку Адміністратора пріоритет над підставою для Вашого заперечення;

5. право на передачу даних відповідно до ст. 20 RODO;

   право на отримання в структурованому, широко використовуваному машиночитаному форматі Ваших персональних даних, які Ви надали Адміністратору, і право запросити відправку цих персональних даних іншому адміністратору даних, якщо це технічно можливо. Це право надається, якщо дані обробляються на підставі згоди або у зв'язку з договором;

6. право заперечувати проти обробки даних на підставі ст. 21 RODO

   право в будь-який час заперечувати проти обробки персональних даних на підставі ст. 6 п. 1 пп. e) або f) RODO, включаючи профілювання. Адміністратору більше не дозволяється обробляти ці персональні дані, якщо він не продемонструє наявність дійсних законних підстав для обробки, що перевершують Ваші інтереси, права і свободи, або підстав для встановлення, розслідування або захисту від претензій.

   Право заперечувати проти обробки даних не застосовується, якщо: (i) обробка персональних даних здійснюється на основі згоди - в такій ситуації згода може бути відкликана, (ii) обробка даних необхідна для виконання договору, стороною якого ви є, (iii) обробка необхідна для виконання Адміністратором юридичного зобов'язання;

7. право на відкликання згоди

   право відкликати згоду на обробку персональних даних, якщо обробка здійснюється відповідно до ст. 6 п. 1 пп. a) RODO або ст. 9 п. 2 пп. a) RODO. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, яка була здійснена на підставі згоди до її відкликання.

6. Надання Вами персональних даних є добровільним, проте наслідком ненадання даних є неможливість укладення та виконання договору, а також неможливість реалізації Адміністратором мети обробки щодо дій, в рамках яких обробляються Ваші персональні дані.

7. Ваші персональні дані не будуть передані третім країнам (за межами Європейської економічної зони) або міжнародним організаціям.

8. Якщо Ви виявите, що обробка Ваших персональних даних Адміністратором порушує положень RODO, Ви маєте право подати скаргу до наглядового органу, яким є Голова Управління по захисту персональних даних.

9. Ваші персональні дані можуть піддаватися автоматизованому прийняттю рішень, включаючи профілювання для цілей прямого маркетингу. Профілювання не має юридичних наслідків і жодним іншим чином суттєво не впливає на суб'єкта даних.

¹ У разі контрагентів, які є юридичними особами або організаційними одиницями, які не є юридичними особами, обробка може стосуватися наданих Вами персональних даних Ваших представників, власників, уповноважених осіб або працівників чи інших осіб, наданих для контакту. У зв'язку з тим, що персональні дані осіб, надані для контакту з нами, не були отримані нами безпосередньо, ми просимо Вас передати цю інформацію всім особам, про яких Ви повідомили або повідомите для контакту з Адміністратором.